Quels défraiements sont possibles pour les bénévoles en Belgique ?

Le volontariat est un statut présent dans de nombreux secteurs : sport, éducation, aide sociale, culture, santé… En Belgique, il est possible d’indemniser un bénévole, à certaines conditions. Mais attention : ce n’est pas un salaire, et les montants sont encadrés. Voici un tour d’horizon simple et à jour de ce qu’il est possible de faire en 2025.

Qu’est-ce que le statut de volontariat ?

Le volontariat, c’est une activité libre, non rémunérée, réalisée pour le compte d’une organisation sans but lucratif ou d’intérêt général. 

Le volontaire ne signe pas de contrat de travail, ne touche pas de salaire et ne cotise pas à la sécurité sociale. En échange de son temps, il peut parfois percevoir un défraiement, c’est-à-dire une indemnité destinée à compenser ses frais.

Mais qu’est-ce qu’un défraiement pour les bénévoles ?

Un défraiement n’est pas une rémunération. Il s’agit d’une indemnité destinée à couvrir les dépenses liées à l’activité bénévole (déplacements, repas, matériel, etc.). Le montant est limité, non imposable s’il ne dépasse pas les plafonds et doit être encadré par l’organisation.

Les deux régimes de défraiement autorisés

Le remboursement de frais réels

Ce régime permet au volontaire de se faire rembourser exactement ce qu’il a dépensé, à condition de fournir une preuve (facture, ticket, justificatif). Cela peut concerner des déplacements, du matériel, des repas, … L’organisation doit conserver tous les documents.

Le défraiement forfaitaire

C’est le plus utilisé : l’association verse une indemnité fixe par jour de bénévolat, sans devoir justifier les dépenses. En 2025, le plafond classique est de 42,31 €/jour et 1692,51/an. 

Activités avec exceptions : 

Pour certaines activités, le plafond annuel de défraiement forfaitaire du bénévole peut aller jusqu’à 3108,44€. Voici la liste des secteurs : 

• fonctions sportives : entraîneur, professeur, coach, coordinateur des sports pour les jeunes, arbitre, membre du jury, steward, responsable de terrain, signaleur (exception faite des volontaires qui perçoivent une allocation de sécurité sociale ou d’aide sociale : ceux-là ne peuvent pas dépasser le plafond standard).
• Les personnes qui exercent des gardes de jour/de nuit chez des patients ;
• Les personnes qui assurent le transport médical non urgent de patients couchés (depuis ou vers un site hospitalier).

Attention, un bénévole ne peut avoir qu’un seul régime sur une même année

On ne peut pas combiner le forfait et les frais réels pour une même activité. Sauf exception : les frais de déplacement (max. 2 000 km/an) peuvent être remboursés même si le volontaire est déjà défrayé au forfait.

Exemple :

Maxime est coach bénévole dans un club de volley, où il reçoit un défraiement forfaitaire. Il aide aussi bénévolement dans une maison de quartier où on lui propose de lui rembourser ses tickets de train. Comme il est déjà au forfait dans le club, il ne peut pas cumuler avec des frais réels ailleurs (sauf les déplacements).

Par contre, la maison de quartier peut aussi lui proposer un forfait, à condition que le total de ses deux forfaits ne dépasse ni le plafond journalier, ni le plafond annuel et maximum 2 000 km de déplacement remboursés par an.

Les indemnités kilométriques : voiture, vélo, transports en commun

Même si le bénévole est au forfait, ses frais de déplacement peuvent être remboursés séparément, dans la limite de 2 000 km/an.

En voiture : 

Si l’organisation rembourse les indemnités kilométriques, elle doit rembourser : 

• Selon le plafond annuel fixé à 0.4415€/km
• Selon le plafond trimestriel fixé à 0.4320€/km pour la période du 01/04/25 au 30/06/25

En vélo : 

Lorsque le volontaire effectue ses déplacements à vélo, il peut bénéficier d’une indemnité kilométrique fixée à 0,35 € par kilomètre parcouru (montant en vigueur pour 2025). 

Ce montant s’applique uniquement si l’organisation a prévu ce mode de défraiement. Il permet de couvrir l’usure du vélo et les frais éventuels d’entretien.

En transport en commun : 

Si le bénévole utilise les transports en commun (bus, train, tram…), le remboursement se fait sur base des billets achetés. Il faut donc conserver les tickets ou preuves d’achat pour que l’organisation puisse procéder au remboursement. 

Dans certains cas, un abonnement peut également être partiellement ou totalement pris en charge, selon les règles internes de l’association.

Que risque-t-on en cas de dépassement ?

En cas de dépassement des plafonds légaux, que ce soit en montant ou en kilomètres indemnisés, le défraiement du bénévole n’est plus considéré comme une simple indemnité. Le cadre légal du volontariat n’est alors plus respecté, ce qui peut entraîner plusieurs conséquences sérieuses.

Pour le volontaire :

• Le défraiement du volontaire peut être requalifié en revenu professionnel.
• Il s’expose à une imposition fiscale et, dans certains cas, à des cotisations sociales.
• Il peut également perdre certains avantages sociaux liés à son statut (allocations, couverture santé…).

Pour l’organisation :

• Elle peut être tenue responsable d’une infraction à la législation sur le volontariat.
• Elle s’expose à des contrôles, des sanctions, voire à un redressement fiscal ou social.
• Elle risque de compromettre sa réputation et la confiance de ses bénévoles ou partenaires.

Pour éviter tout risque, nous vous conseillons de respecter les plafonds, de tenir un registre à jour et de choisir un seul type de défraiement par bénévole (forfaitaire ou réel). Cette rigueur garantit la conformité et la transparence de l’engagement bénévole.

Exemple de document

Voici un exemple de document facile à mettre en place pour suivre l’évolution des défraiements du bénévole tout au long de l’année et éviter de dépasser les plafonds autorisés par la loi.

Ce qu’il faut retenir du défraiement des bénévoles

Le défraiement d’un volontaire reste une aide, pas une rémunération. Il faut choisir entre le régime forfaitaire ou le remboursement de frais réels, sans jamais les cumuler, sauf pour les déplacements. Les plafonds sont encadrés : 42,31€ par jour et 1692,51 € par an dans la majorité des cas, voire jusqu’à 3 108,44 € pour certaines fonctions spécifiques. 

Les déplacements peuvent encore être remboursés jusqu’à 2 000 kilomètres par an, à condition d’être justifiés. En cas de dépassement, le statut de bénévole peut être remis en cause, avec des conséquences fiscales.

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